El sector de la restauración se halla en pleno proceso de digitalización, y la clave está en integrar, automatizar y, sobre todo, comprender el negocio a través del dato. ¿Están preparados los pequeños negocios independientes? «No faltan herramientas; lo que falta muchas veces es la voluntad de abrazar el cambio con estrategia», señala José Enrique Garcés, director de Retail y Restauración de Arbentia, en este artículo.

En un restaurante cada minuto cuenta. Lo sabe el chef cuando coordina los fogones, el camarero cuando toma nota en hora punta, y también el gerente cuando revisa al cierre los números del día. Pero mientras todo esto ocurre entre prisas, platos y personas, hay otro espacio, menos visible pero igual de crucial, que marca el futuro de cada establecimiento: el digital.

El sector de la restauración se enfrenta hoy a una transformación que ya no admite prórroga. La digitalización no es un extra ni una moda, sino el ingrediente básico de cualquier estrategia con aspiraciones de futuro. Y no se trata solo de tener un TPV moderno o una app para reservas on-line; la clave está en integrar, automatizar y, sobre todo, comprender el negocio a través del dato.

El dato como nuevo maître y una plataforma que lo conecte

Mucho se habla de eficiencia operativa, pero pocos han entendido aún que esta comienza con un concepto tan simple como potente: el dato único. Gestionar un restaurante en 2025 sin una plataforma digital que conecte reservas, pedidos, stock, caja y marketing es posible, pero ineficiente.

Gestionar un restaurante en 2025 sin una plataforma digital que conecte reservas, pedidos, stock, caja y marketing es posible, pero ineficiente

Los comensales, cada vez más digitales, esperan experiencias inmediatas y personalizadas. Reservar on-line y recibir una confirmación automática ya no es diferencial; es básico. Pero ¿y si esa reserva viene acompañada de una sugerencia basada en sus gustos previos? ¿Y si al llegar al restaurante el camarero ya sabe que es vegetariano y le ofrece su plato favorito? Ahí es donde entran en juego los agentes autónomos basados en IA, herramientas clave para construir fidelidad emocional a través del conocimiento profundo del cliente. El reto es entender su comportamiento y sus gustos a través de los datos que tenemos suyos.

No obstante, el corazón de la digitalización no está solo en las soluciones tecnológicas, sino en cómo se integran. La gestión informática debe operar a dos niveles. Internamente, es imprescindible tener control del inventario en tiempo real, flujos de caja automatizados y planificación de compras basada en previsiones. Externamente, el foco está en mejorar la experiencia de cliente, lo que implica tener sistemas que gestionen reservas, feedback, promociones personalizadas y la integración con plataformas de delivery.

Este enfoque integral es lo que diferencia a los negocios que simplemente sobreviven de los que crecen. Las plataformas modulares permiten a cada tipo de restaurante, desde una cadena de comida rápida hasta un restaurante de autor, activar únicamente las funcionalidades que realmente necesita. Y es que la clave no es pagar por tenerlo todo, sino pagar justo lo que permite escalar sin fricciones.

Sorprende, además, que en pleno 2025 haya restaurantes que gestionen su inventario con hojas de cálculo y que no tengan acceso en tiempo real a sus ventas o márgenes. Esta falta de visibilidad provoca decisiones a ciegas, errores evitables y una desconexión total con las expectativas del cliente moderno.

Sorprende que en pleno 2025 haya restaurantes que gestionen su inventario con hojas de cálculo y que no tengan acceso en tiempo real a sus ventas o márgenes

Hoy existen sistemas de gestión empresarial ERP pensados específicamente para empresas del sector, sea cual sea su tamaño, intuitivas y escalables que permiten empezar con lo esencial y evolucionar con el negocio. Automatizar tareas repetitivas y centrarse en ofrecer un servicio excelente y rentable es más accesible que nunca.

El reto (y la oportunidad) de la factura electrónica

La implantación obligatoria de la factura electrónica ha puesto a prueba la capacidad de adaptación del sector. Mientras las grandes cadenas ya cuentan con soluciones integradas y cumplen con la normativa sin sobresaltos, muchos pequeños establecimientos aún ven este cambio como una amenaza más que como una oportunidad.

Sin embargo, la realidad es que digitalizar la facturación ayuda a tener un mayor control financiero, reducir errores contables y simplificar las obligaciones fiscales. En lugar de verlo como una carga, habría que asumirlo como el primer paso hacia una gestión más profesional y eficiente.

Además, los pagos también están cambiando. Apple Pay, Google Pay, sistemas de fidelización con wallet integrado, códigos QR para pagar desde la mesa… lo que parecía cosa del futuro es ya una realidad en muchos locales. Lo interesante es que no solo se trata de velocidad. La digitalización del pago también permite crear nuevas experiencias, como acumular puntos automáticamente o dividir la cuenta desde el móvil. Algunas plataformas incluso empiezan a explorar opciones como el BNPL (Buy Now, Pay Later), una tendencia incipiente pero prometedora para tickets medios elevados.

¿Estamos suficientemente digitalizados?

La pandemia obligó a dar un salto digital urgente, y muchas compañías descubrieron las ventajas de adoptar nuevas tecnologías. Pero aún existe una gran brecha. Las grandes cadenas ya operan con sistemas integrados de principio a fin. En cambio, en el pequeño negocio independiente, la digitalización sigue viéndose como un gasto más que como una inversión estratégica.

Y, sin embargo, los beneficios están claros: mejor gestión de costes, mayor fidelización, agilidad en el servicio y capacidad de escalar. Solo falta cambiar el enfoque, dejar de pensar en cuánto cuesta digitalizarse y empezar a medir cuánto cuesta no hacerlo.

Hoy no faltan herramientas. Lo que falta, muchas veces, es la voluntad de abrazar el cambio con estrategia. Cada proceso manual, cada error en una comanda, cada cliente perdido por no recibir un trato personalizado es una oportunidad desperdiciada.

La digitalización no tiene que ser drástica ni costosa. Puede empezar con un módulo de reservas, seguir con un control de inventario y terminar en una plataforma integral. Lo importante es entender que el futuro de la restauración no se cocina solo en los fogones: se cocina también en los datos, en la nube y en la capacidad de adaptarse.