La nueva normativa de registro de viajeros exige a hoteles y empresas de alquiler de vehículos la recopilación y envío inmediato de datos de clientes, generando más carga administrativa e incluso sobrecostes. Ante esta situación, OpenKM ofrece una solución digital para automatizar el proceso y cumplir con la ley.
La implementación del nuevo Registro de Viajeros, que impone una mayor carga administrativa a hoteles y empresas de alquiler de vehículos, exige recopilar más datos de los clientes y enviarlos de forma inmediata a las autoridades, lo que ha supuesto que muchas compañías hayan encontrado dificultades para adaptarse sin afectar a la operativa diaria.
La implementación de sistemas de gestión y comunicación de datos en tiempo real podría representar un aumento de costes del 20% al 40% en tareas administrativas, lo que impacta directamente en la rentabilidad de estos negocios.
«La regulación, derivada de la trasposición de una directiva europea, busca reforzar la seguridad y prevenir delitos como el blanqueo de capitales. Sin embargo, la necesidad de cumplimiento inmediato y la complejidad de los procesos han sido criticadas por expertos del sector, que alertan sobre el riesgo de que muchas pymes no puedan asumir los costes adicionales», señala Gaspar Palmer, CEO de OpenKM, empresa de software de gestión documental y automatización de procesos empresariales,
Una solución digital que permite cumplir con la normativa
Esta empresa ha desarrollado una solución digital que permite cumplir con la normativa de forma eficiente y segura, automatizando el registro y la comunicación de datos en tiempo real, sin que ello suponga una sobrecarga para los equipos de recepción.
Esta herramienta, diseñada para cumplir con el Real Decreto 933/2021, ofrece una gestión documental totalmente automatizada y accesible desde cualquier dispositivo. Esto permite a los hoteles, alojamientos turísticos y empresas de rent-a-car digitalizar y centralizar los registros de viajeros sin necesidad de tareas manuales adicionales.
“Entendemos que la seguridad es clave en el sector turístico, pero también lo es la eficiencia operativa. Con nuestra solución, las empresas pueden cumplir con las exigencias legales sin afectar la experiencia del cliente ni incrementar la carga de trabajo del personal”, explica Gaspar Palmer.
Así funciona OpenKm
OpenKM automatiza el Registro de Viajeros al capturar y organizar automáticamente la información requerida, lo que elimina la necesidad de procesos manuales y reduce los errores administrativos. Asimismo, permite el envío de datos en tiempo real a las autoridades competentes, asegurando el cumplimiento normativo sin generar retrasos innecesarios.
Por otro lado, gracias a su acceso remoto y multiplataforma, los usuarios pueden utilizar la solución desde cualquier dispositivo con conexión a internet, facilitando su implementación en hoteles, rent-a-car y otros establecimientos turísticos.
La plataforma garantiza el cumplimiento normativo, asegurando la correcta gestión de la información y evitando posibles sanciones. Para ello, ofrece un alto nivel de seguridad mediante sistemas de cifrado y auditorías automáticas que protegen la confidencialidad y trazabilidad de los datos.
Por último, OpenKM se integra con otros sistemas de gestión hotelera y de alquiler de vehículos, optimizando los procesos administrativos y mejorando la eficiencia operativa.
OpenKM ofrece esta solución por sólo 75 euros al mes, permitiendo que tanto pequeñas como grandes empresas puedan adaptarse a la nueva normativa sin incurrir en costes adicionales. “Nuestra meta es que ninguna empresa del sector turístico se vea afectada negativamente por estos cambios. Con OpenKM, la digitalización del registro de viajeros se convierte en una ventaja competitiva en lugar de un obstáculo”, concluye el CEO de OpenKM, con sede en Palma de Mallorca.
Este avanzado sistema de gestión documental Open Source y ‘made in Spain’ ya ha alcanzado más de 150.000 instalaciones en todo el mundo. Más info en el tel. +34 605 074 544 o en contact@nullopenkm.com
