Tras años centrando sus esfuerzos de digitalización en los canales de venta, la experiencia del cliente o el control de reservas, las empresas del sector hostelero ahora están dirigiendo su mirada hacia los procesos internos de gestión.
Y más específicamente, hacia la prevención de riesgos laborales (PRL), pues han entendido lo importante que resulta, no solo para garantizar la salud de las plantillas, sino también para asegurar la sostenibilidad y la rentabilidad del negocio.
Y es que tanto en las cadenas hoteleras y en los restaurantes, así como en las empresas de catering y colectividades, la gestión de los turnos rotativos, las plantillas numerosas con alta rotación y la incorporación de personal eventual en los picos de demanda son parte del día a día.
Por ello, asegurar el cumplimiento normativo y proteger a los trabajadores exige dejar atrás modelos basados en el trabajo manual y el uso del papel, para dar paso a soluciones tecnológicas adaptadas a la velocidad del sector.
El reto de la prevención en un entorno hiperdinámico
Para nadie es un secreto que el sector hostelero presenta un mapa de riesgos heterogéneo y muy dinámico, donde las tareas varían según el área:
- El personal de cocina lidia con elevadas temperaturas, maquinaria de corte y productos químicos de limpieza profesional.
- Los equipos de pisos y limpieza afrontan exigencias ergonómicas y manipulaciones de cargas.
- El personal de sala y barra se enfrenta con los constantes desplazamientos y la intensidad propia de la atención al público.
A esta diversidad se le debe sumar la alta movilidad del personal, ya que la incorporación rápida de trabajadores en campañas de alta ocupación complica tareas como la entrega y verificación de los equipos de protección individual (EPI), el seguimiento de los reconocimientos médicos o el impartir la formación obligatoria antes del inicio de la jornada.
De esta manera, cuando la gestión preventiva se apoya en documentos impresos, hojas de cálculo o carpetas compartidas sin codificar, la capacidad de respuesta se diluye por completo.
Esta falta de trazabilidad en tiempo real, además de incrementar la carga burocrática de los responsables de recursos humanos y prevención, expone a las empresas hosteleras a sanciones administrativas por incumplimientos en la Coordinación de Actividades Empresariales (CAE) con proveedores, contratas de mantenimiento o servicios externos. A eso se debe que muchos están recurriendo a la digitalización de sus procesos de PRL.
El valor de la digitalización en PRL
Ahora bien, es importante tener claro que digitalizar la prevención de riesgos laborales no consiste simplemente en escanear documentos para guardarlos en la nube, sino en redefinir los flujos de trabajo para que la seguridad se integre en la operativa diaria de cada centro.
Un entorno digitalizado permite pasar de una actitud reactiva a un modelo predictivo y participativo. Y entre los procesos que experimentan una mayor optimización, destacan particularmente:
- Planificación preventiva unificada: centralizar en una única agenda el control de las inspecciones, evaluaciones de riesgos, medidas correctoras e incidentes, asignando responsables claros y plazos de ejecución.
- Trazabilidad en la capacitación: verificar de forma proactiva si un empleado cuenta con la formación adecuada, la revisión médica apta o los EPIs asignados antes de autorizar el desempeño de alguna tarea de riesgo.
- Coordinación con empresas externas (CAE): automatizar el intercambio de documentos con subcontratas de mantenimiento, animación o seguridad, garantizando que nadie acceda a las instalaciones sin validar su estatus legal.
- Gestión sin papel (paperless): generación automática de actas, entregas de equipos e informaciones preventivas con firma digital legalmente válida, ejecutable de forma presencial o remota.
El papel de las plataformas de gestión especializadas
Para dar respuesta a todas estas exigencias, el mercado empresarial ahora cuenta con herramientas avanzadas como 6conecta, un software de prevención de riesgos laborales desarrollado por Nalanda y diseñado para ofrecer una gestión integral de la PRL en organizaciones de alta complejidad como las del sector hostelero.
Este ecosistema digital permite que los servicios de prevención, ya sean propios o mancomunados, ganen visibilidad e integración a lo largo de toda la estructura jerárquica del grupo hotelero o restaurante.
A través de un sistema de permisos configurables, cada perfil profesional, desde la dirección general hasta los jefes de departamento o el personal de campo, puede acceder exclusivamente a las funciones e información que requiere su puesto.
Además, cuenta con funcionalidades clave como:
- Gestión unificada y agenda centralizada: elimina la necesidad de perseguir tareas pendientes, puesto que el sistema agrupa los planes de acción derivados de evaluaciones, inspecciones o no conformidades, manteniendo un estricto seguimiento de los plazos y control de cambios.
- Evaluaciones de riesgos rápidas: evita el ‘síndrome del papel en blanco’ al incorporar distintas metodologías de evaluación precargadas que generan planificaciones preventivas automáticas en pocos clics.
- Movilidad en tiempo real mediante una app móvil: facilita la actividad en campo de los técnicos y responsables de departamento, ya que permite realizar inspecciones, auditorías, observaciones de seguridad o reportar incidentes directamente desde el dispositivo móvil, evitando así el tener que esperar a llegar a la oficina para hacer el trabajo administrativo.
- Control proactivo de las capacitaciones y EPIs: monitoriza la vigencia de la formación, reconocimientos médicos y autorizaciones, evitando las tareas peligrosas por parte de personal sin la capacitación requerida.
- Solución abierta e integrable con la plataforma CAE: se integra con los softwares de RRHH, los sistemas de autenticación y las plataformas de Business Intelligence (BI). Además, gestiona la CAE conectándose con la red Konvergia para compartir documentación con otras plataformas de forma automática y desasistida.
- Cuadros de mando e indicadores en tiempo real: ofrece a la dirección multitud de gráficos e indicadores clave (KPIs) actualizados al instante, facilitando la toma de decisiones ágiles sin necesidad de cruzar datos manualmente.
Más allá de asegurar el cumplimiento del marco legal vigente, la adopción de tecnología aplicada a la prevención de riesgos laborales impacta directamente en la cuenta de resultados del negocio, dado que la reducción de la siniestralidad y el control de los riesgos ergonómicos disminuyen el absentismo laboral.
Asimismo, digitalizar la PRL fomenta una cultura corporativa de compromiso y cuidado, incrementando la satisfacción del empleado y reforzando la retención del talento. Y en un mercado tan altamente competitivo como este, garantizar un entorno de trabajo seguro y tecnológicamente avanzado posiciona a los establecimientos a la vanguardia de la excelencia operativa y la responsabilidad empresarial.
